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Como organizar a sua vida e aumentar a produtividade

 TEMPO DE LEITURA: 5 minutes

Organizar e gerenciar as diversas áreas de minha vida se tornou um desafio. Durante o dia acontece tanta coisa: de manhã trabalho em uma rádio, a tarde desenvolvo projetos audiovisuais para meus clientes e a noite trabalho na faculdade, sem contar os meus projetos pessoais.

Logo percebi que sem um sistema de organização não seria possível controlar tudo. Com tanta demanda, não foi nada fácil encontrar um modelo para organizar tudo isso. O trabalho nunca termina, é um processo de melhoria continua, entretanto, posso afirmar com tranquilidade que hoje tenho um sistema que funciona muito bem e atende minhas necessidades.

Nesse post vou compartilhar algumas ideias que podem ao menos dar algumas pistas para você encontrar o caminho da organização e produtividade.

Vou apresentar a metodologia que adotei para colocar tudo em ordem.

E para finalizar vou mostrar o meu setup atual, com as principais ferramentas e aplicativos que uso no dia-a-dia. Vamos lá!

Uma metodologia que funciona

A primeira coisa que me ajudou muito no começo, foi a aplicação da metodologia GTD – Getting Things Done, do David Allen, com ela consegui colocar a casa em ordem.

Para entender a fundo essa metodologia recomendo a leitura do livro Getting Things Done – A arte de fazer acontecer.

Basicamente o conceito do GTD é manter a sua mente “clara como a água”, para isso, você precisa de um sistema confiável onde possa depositar todas as informações que ocupam espaço no seu cérebro, em sua memória “RAM”. Com a mente livre será possível pensar de forma estratégica todas as áreas de sua vida.

As 5 etapas do GTD

O GTD possui 5 etapas:

Coletar

Na coleta você separa tudo que represente algo, coisas que precisam ser realizadas em algum momento.

Processar

No processamento, através de um fluxo de trabalho você define o significado para cada item coletado e determina um destino para ele.

Organizar

Na etapa de organização o resultado do processamento é colocado em um sistema completo e confiável composto por listas: “próximas ações”, “projetos”, “algum dia / talvez”, “esperar” além de um arquivo de referência e uma agenda.

Fazer

Depois de tudo organizado basta fazer a tarefa. Um dos métodos recomenda para a realização das tarefas é por contexto, por exemplo agrupe todos os telefonemas para faze-los quando estiver perto de um telefone, esse é o contexto “telefone”. Você pode ter vários contextos: “em casa”, “no escritório”, “na internet” entre outros.

Revisar

A revisão é onde você verifica e avalia semanalmente todas as listas, agenda e projetos e se necessário faz os ajustes.

Para mim o GTD é a melhor metodologia de organização e já está incorporada no meu fluxo de trabalho. É claro que o método apresenta muitas nuances que não cabem nesse post, por isso novamente recomendo: Leia o livro!

Ferramentas

As ferramentas não servem para nada se você não tiver em mente um conceito claro para organizar suas atividades. Penso que além de atender suas necessidades elas precisam de simplicidade. Tome cuidado para não passar mais tempo aprendendo sobre a ferramenta do que realizando as coisas importantes de sua vida.

Testei algumas alternativas de ferramentas e com o tempo cheguei no setup atual. Aqui vale lembrar que esse setup funciona bem para mim, não significa que funcione para você, o importante é experimentar para configurar o seu conjunto de ferramentas.

Google Calendar

Os meus compromissos com data e hora marcada vão para a agenda. A melhor opção para mim foi o Google Calendar, que tem um design incrível na versão mobile e é multiplataforma, mas o que eu mais gosto nele é a simplicidade.

Nele, tenho um calendário para cada área de atuação, um para os meus trabalhos na rádio, outro para os trabalhos freelance, outro para faculdade e ainda um para as atividades pessoais, cada um aparece na agenda principal com uma cor diferente, No celular gosto de deixar no modo de visualização “programação” que oferece um panorama geral de todos os meus compromissos do dia.

Google Calendar

Google Drive

Uso o Google Drive para produção de textos e planilhas, do orçamento á planilha de custo, praticamente faço tudo no Drive. A grande vantagem é que seus arquivos ficam na nuvem e podem ser acessados de qualquer lugar. Outro benefício do Drive é a possibilidade de compartilhar um arquivo com outra pessoa para desenvolver documentos colaborativos.

Google Drive

Trello

O Trello é a minha ferramenta principal, nele organizo todas as minhas tarefas em boards (quadros), lists (listas) e cards (cartões). Possuo um board principal que chamo de GTD além de boards para os projetos de meus clientes e projetos pessoais.

No board GTD estão todas as minhas listas: “caixa de entrada”, “próximas ações”, “esperar” onde coloco as tarefas que deleguei a outras pessoas, “lista de projetos”, “lista algum dia / talvez” onde estão as tarefas e projetos que provavelmente farei, mas não agora, além de uma lista com as minhas “tarefas recorrentes” que possui várias checklists com as tarefas que preciso realizar diariamente e por último as “tarefas realizadas”, que não são arquivadas antes de uma revisão.

Nos boards de projetos de clientes ou projetos pessoais adiciono os membros envolvidos em cada projeto, lá trocamos ideias, compartilhamos referências e arquivos, distribuímos tarefas e acompanhamos o andamento dos projetos.

Coisas legais do Trello:

O Trello utiliza a ferramenta Markdown para formatação de texto que eu gosto muito, permite anexo de arquivos direto do computador, Google Drive, Dropbox, One Note e outros,  permite também a utilização de Emojis,e ainda tem as etiquetas e checklists com barra de progresso.

Trello

Evernote

Utilizo o Evernote para os arquivos de referências, se encontro uma informação relevante, que merece ser guardada, envio para ele, uma nota, uma foto, arquivo de áudio, e outros formatos. Além disso, gosto de usar o Evernote para arquivar alguns documentos que escaneio através do aplicativo CamScanner. O Evernote possui um sistema de pesquisa bastante avançado capaz de encontrar palavras em PDFs arquivados nele.

Evernote

Instapaper

Outro aplicativo que gosto muito é o Instapaper, ele é do tipo “read-it-later”, possui um design bem limpo, que proporciona uma leitura confortável de artigos que envio para ler mais tarde. Um recurso interessante do Instapaper é o “speed read” que mostra o texto palavra por palavra com controle de velocidade, se você acostumar vai aumentar a velocidade de sua leitura.

Instapaper

Concluindo

Não sou nenhum mestre da produtividade, apenas estou dividindo com você algumas ideias que funcionam muito bem para mim. Claro que você pode adaptar essas dicas e aplicativos de acordo com sua necessidade. Quando se trabalha sozinho e se tem múltiplas atividades para se administrar é indispensável que se tenha um sistema mínimo de organização.

Que tal compartilha suas experiências com aplicativos e metodologias de organização e produtividade! Deixe um comentário e se pude compartilhe em suas redes sociais! Para ficar atualizado assine minha newsletter toda segunda envio novidades e alguns links interessantes.

Até a próxima semana!

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30 comments

  1. Joyce disse:

    Eu adoro ler posts sobre produtividade e nada melhor do que aproveitar o começo do ano para organizar a vida, não é mesmo? Dessas ferramentas que você falou, eu só tinha ouvido falar do Evernote e uso o Google Drive para hospedar fotos, mas vou testar todas elas. Eu gosto muito do Wunderlist também, conhece?

    Abraço,
    http://subscrevendome.blogspot.com

    • andre.sarti disse:

      Olá Joyce! Tudo bem? Conheço o Wunderlist, se não me engano ele foi comprado pela Microsoft! Sou freelance e preciso ser produtivo, ter um bom entendimento do conceito e saber usar as ferramentas certas é fundamental!

      Obrigado pela visita !

  2. liz disse:

    Nossa, que post incrivel! nao conhecia a técnica mas curti demais, to precisando de algo novo e diferente pra esse ano, sabe? vou fazer uso, com certeza! obrigada <3

    • andre.sarti disse:

      Já utilizo o GTD já faz um bom tempo, é um dos melhores métodos de produtividades! Recomento a leitura do livro “A arte de fazer acontecer” do David Allen antes. Se precisar de ajuda é só chamar. Abraços!

    • andre.sarti disse:

      Olá Pyetra! A organização é importante sim, ela influência nossa capacidade de produzir! Espero ter colaborado ! Obrigado pela visita! Volte sempre!

    • andre.sarti disse:

      Olá Pollyana! Para mim dois critérios que considero importante quando pensamos em ferramentas de organização, é que ele tem que estar na nuvem e ser multiplataforma. Espero ter colaborado de alguma maneira!

      Obrigado pela visita!
      Volte sempre!

  3. Kelly Mathies disse:

    É muito raro eu conseguir me organizar dessa forma. Sou à favor do famoso o que tiver que ser será rs. Algumas ferramentas, como o próprio bloco de notas ajuda muito nisso, afinal, precisamos anotar aquilo que temos pendente e tentar colocar em prática. Mas não deixar para amanhã também ajuda muito. Nada como saber que se precisa fazer algo e ir atrás de como fazê-lo. De qualquer forma, as cinco etapas também são ótimas. Revisar, com certeza, é a chave.

    • andre.sarti disse:

      Olá Kelly! Tudo bem?

      Todos nós nos organizamos, ainda que mentalmente, para realizar nossas tarefas diárias, o método apenas registra e aprimora esse fluxo de organização.

      Mais importante que as ferramentas é entender porque você está fazendo aquela tarefa naquele momento, entender se ela está alinhada a um objetivo maior da sua vida e para que essa tarefa rume a conclusão qual é o próximo passo?

      Obrigado pela visita!
      Volte sempre! 🙂

  4. Erica Oliveira disse:

    Eu sou a louca da organização rsrs tenho tudo anotado na agenda e se eu perdê-la ficarei tão perdida quanto rsrs
    Acho que esse é um costume que poucas pessoas tem, a maioria não gosta e não tem paciencia para se organizar, mal sabem elas o quanto isso faz bem rsrs

    • andre.sarti disse:

      Olá Érica!

      Muito obrigado pela visita! A utilização de aplicativos não é fundamental para a organização! Muita gente usa uma tecnologia que supera pela simplicidade, o papel e a caneta! 🙂

      Um abraço!
      Volte sempre!

    • andre.sarti disse:

      Olá Mari!

      Que bom que gostou das dicas, em meu trabalho se não me organizo não dou conta de todas as demandas. Aqui no blog também, ´preciso de disciplina e foco para produzir os conteúdos e a organização ajuda aumentar a produtividade. 🙂

      Obrigado pela visita!
      Volte sempre!

    • andre.sarti disse:

      Oi Francine! Tudo bem?

      Fico feliz que tenha gostado do conteúdo, espero ter colaborado de alguma maneira! Com o tempo escasso e a quantidade absurda de coisas que surgem a todo momento temos que aprender a filtrar o que realmente é importante e ter foco para realizar! 🙂

      Muito obrigado pela visita!
      Volte sempre!

    • andre.sarti disse:

      Olá Andréia! Tudo bem?

      O Google Drive é ótimo! Até comprei p pacote do Office mas nem uso, planilhas, contratos, e até os textos do blog faço no Drive, ele é muito bom! O legal é que dá para integrar esses documentos tanto no Evernote como no Trello, daí tenho tudo na em um click! 🙂

      Obrigado pela visita!
      Volte sempre!

  5. Gislaine disse:

    Adorei saber dos seus métodos de organização, vou testar alguns deles. Atualmente uso apenas o Bullet Journal e um caderno separado para planejamento de postagens do blog.

    • andre.sarti disse:

      Olá Gislaine! Tudo bem?

      Não conheço profundamente, mas já li alguns artigos sobre o Bullet Journal! Para o blog montei um quadro no Trello e centralizo tudo lá, um planner online!! Fico contente que tenha gostado das dicas, e de alguma maneira ter inspirar novas formas de organização! 🙂

      Muito obrigado pela visita!
      Aparece de vez em quando!

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